06 47 06 27 06 [email protected]

Succesvolle teams

Met behulp van Project Aristoteles heeft Google onderzocht wat ervoor zorgt dat teams succesvol en zijn en wat daar niet toe bijdraagt. Een van de conclusies van het onderzoek – er werd o.m. data verzameld van 180 Google teams – was dat het er niet zo heel toe doet wie er met elkaar samenwerkt, maar dat het er vooral om gaat hoe mensen in een team met elkaar samen werken. Hierbij blijken een paar factoren van belang:

1. Psychologische veiligheid – Het is veilig om risico’s te nemen en fouten maken hoort erbij en het is goed om vragen te stellen of nieuwe ideeën aan te dragen.  

2. Wederzijdse afhankelijkheid – Deelnemers van het team kunnen op elkaar rekenen en schuiven werk niet op elkaar af.

3. Structuur en duidelijkheid – leden van het team weten wat er van hen wordt verwacht en welke procedures daarvoor nodig zijn. Er zijn duidelijke, uitdagende en aantrekkelijke doelen op individueel- en op groepsniveau.

4. Betekenis – De leden van het team kunnen betekenis geven aan het werk wat ze doen. Dat kan uiteenlopen van financiële zekerheid, zinvol werk doen tot zelfexpressie.

5. Impact – Het werk dat je doet maakt het verschil en heeft bijvoorbeeld invloed op het bereiken van de doelen van de organisatie. 

 

Psychologische veiligheid en mindfulness

Mindfulness kan in mijn optiek een enorme bijdrage leveren aan bovenstaande factoren. Met name als het gaat om het creëren van meer psychologische veiligheid. In het Google onderzoek kwam naar voren dat dit dé belangrijkste factor is als het gaat om een goed functioneren team.

De kern van mindfulness is om met niet-oordelende aandacht aanwezig te zijn. Deze kwaliteit is enorm belangrijk in het creëren van de voorwaarden van psychologische veiligheid. In plaats van bijvoorbeeld gelijk te reageren wanneer je het niet eens bent met je collega, helpt mindfulness om open, vriendelijk en geïnteresseerd te blijven luisteren naar de ander. Ook wanneer je het niet gelijk eens bent met deze persoon.

Mindfulness kan helpen om emoties en potentiële conflicten beter te leren herkennen en daar op een meer bewuste manier op te reageren. Uit allerlei onderzoeken blijkt dat mindfulness een bijdrage kan leveren aan emotionele intelligentie of IQ. Het is daarom niet verrassend dat Google een eigen mindfulness-programma heeft ontwikkeld dat onder meer gericht is op het versterken van de emotionele intelligentie.

Daarnaast kan mindfulness helpen om te gaan met eventuele verschillen en ongemak in de samenwerking. Een van de kwaliteiten van mindfulness is dat je leert om open en nieuwsgierig te zijn voor de ervaring, in plaats van de ervaring toe te dekken, glad te strijken of op te lossen. 

Ten slotte kan mindfulness een bijdrage leveren aan teamwork door meer stil te staan bij de betekenis van het werk, door meer overzicht in het geheel te krijgen en te werken aan de ‘team-fitness’.

 

Team building en team training met mindfulness

 

Voor teams organiseer ik aparte Mindfulness teambuilding sessies waarin je de mindfulness vaardigheden van je team leert vergroten. Daarnaast zijn er ook mogelijkheden om met je hele team en training te doen en te werken aan wat belangrijk is voor het team.

Hieronder vind je alvast een paar praktische tips om direct te kunnen toepassen in je team meetings. Tijdens de mindfulness teambuilding krijg je daarnaast nog andere tips en leer je mindfulness vaardigheden die je kunt toepassen in je team. Of ga direct naar het aanbod voor teams.

Mindful teams – 3 praktische tips voor meer flow in meetings

 

1. Adempauzes – de mentale voorbereiding

Een van de dingen die teams regelmatig doen is vergaderen. Een vergadering is een goede plek en gelegenheid om mindfulness toe te passen. Voordat je aan een vergadering begint kan het zinvol zijn om een korte adempauze te nemen. Vaak kom ik mensen tegen die van de ene naar de andere meeting lopen zonder af en toe even zo’n korte adempauze te nemen. Vaak zitten ze dan in een vergadering terwijl ze nog bezig zijn met wat ze daarvoor hebben gedaan of met wat ze nog allemaal moeten doen en zijn ze niet echt aanwezig en beschikbaar. Wanneer je even zo’n adempauze neemt dan zorgt dit ervoor dat je je brein de tijd geeft om te herstellen, dat je open staat voor nieuwe informatie en deze informatie ook beter opneemt. Een adempauze is iets wat je individueel kunt doen, maar bijvoorbeeld ook als team voorafgaand aan een meeting of tussendoor.

Zorg er verder voor dat je tijdens een team meeting echt aanwezig bent in een vergadering en zet eventuele veronderstellingen of aannames opzij voordat je de ruimte binnenstapt. Bekijk de agenda met een frisse, nieuwsgierige en open blik.  

2. Aanwezig zijn met aandacht

Tijdens een team meeting is het belangrijk dat iedereen echt aanwezig is met zijn aandacht. Zorg ervoor dat je van te voren duidelijk hebt voor jezelf dat het echt nuttig is dat je bij de meeting aanwezig bent. Wanneer je er niet bij bent met je aandacht dan kost dit energie voor jezelf en de anderen in het team.

Het is daarnaast belangrijk om te weten wat het doel en de structuur van de meeting is. Om dit duidelijk te krijgen zou je iedere deelnemer van het team eens kunnen vragen waar ze tijdens de meeting op willen focussen. Elke spreker krijgt hiervoor globaal 30 seconden de tijd. Vragen die je hierbij zou kunnen stellen zijn: “wat hoop je bereiken tijdens de meeting?” Of “wat ga je bijdragen aan deze meeting?”

Probeer notificaties en andere meldingen tijdens de vergadering zoveel mogelijk te voorkomen. Meldingen gaan ten koste van de aandacht en zorgen voor veel afleiding en energie-verlies. Een ander principe – om meer aandacht en aanwezigheid te creëren – waar je als team gebruik van kunt maken is embodied cognition. Staand te vergaderen zorgt er bijvoorbeeld voor dat deelnemers meer betrokken zijn bij de vergadering en dat er meer creativiteit vrijkomt. 

3. De vergadering afronden

Om te voorkomen dat deelnemers aan een meeting gelijk weer doorgaan naar een volgende vergadering of geen tijd hebben om een adempauze te nemen, kan het heel zinvol zijn de vergadering een paar minuten eerder te laten eindigen. Hierdoor kan iedereen zijn geest weer even tot rust laten komen.

Daarnaast zou je aan het eind van de vergadering – wanneer dit niet aan bod is gekomen – eens kort stil kunnen staan bij wat ieder teamlid uit de meeting meeneemt en/of welke concrete acties uitgevoerd worden.

Andere tips of ervaringen die kunnen helpen om meer flow en aandacht in je meeting te krijgen? Leuk als je hieronder een comment achterlaat.